履歴事項全部証明書の郵送申請について分かりやすく解説！
履歴事項全部証明書の郵送申請は、法務局へ行く手間を省けるのでとても便利です。
しかし、手数料以外の郵送費用が別途かかります。
今回は履歴事項全部証明書の郵送申請の方法をわかりやすく解説します。
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この記事を監修した専門家
補助金・助成金を専門とする行政書士として、補助金申請サポート実績300社以上を有する。
慶應義塾大学卒業後、大手製薬会社での経験を積んだ後、栃木県・兵庫県に行政書士事務所を開業。 『事業再構築補助金』、『ものづくり補助金』、『IT導入補助金』をはじめ、地方自治体を含む幅広いジャンルの補助金に精通。 リモートを中心に全国の事業者の補助金申請サポートを行っている。
履歴事項全部証明書の郵送申請方法
履歴事項全部証明書の郵送申請の方法を解説します。
- 申請書類を準備する
- 申請書類に必要事項を記入する
- 収入印紙を準備して貼り付ける
- 法務局に郵送する
- 書類を受け取る
1.申請書類を準備する
まず、必要となるのは「申請書」です。
法務局の公式サイトからダウンロードできるので、最新版を使用しましょう。記入ミスを防ぐために、記入例を確認しながら準備すると良いです。
また、法人の基本情報（商号、所在地、法人番号など）を正確に記入できるよう、登記情報を手元に用意しておくとスムーズに進められます。
加えて、返信用封筒も忘れずに準備しましょう。
返信用封筒には、申請者の住所を記入し、適切な額の切手を貼付しておくことで、スムーズに書類を受け取れます。
書類に不備があると再送の手間が発生するため、必要なものを事前に確認し、正しく準備するようにしましょう。
2.申請書類に必要事項を記入する
次に申請書類に必要事項を記入します。
記入内容に誤りがあると申請が受理されず、再提出を求められる場合があります。
申請書には「登記所名」「会社法人等番号」「商号（法人名）」「本店所在地」「請求通数」などの基本情報を正確に記入してください。
特に、会社法人等番号は法人の識別に必要な重要な情報であるため、法人番号公表サイトなどで事前に確認しておきましょう。
また、申請者の情報も記入します。
法人の代表者や担当者が申請する場合は、担当者の氏名、住所、連絡先を明記し、必要に応じて押印を行います。
押印の要否はケースによって異なるため、法務局の最新のガイドラインを確認しておくと安心です。
さらに、証明書の受け取り方法として郵送を選択する場合、返信用封筒を同封する必要があります。
返信用封筒には申請者の住所を記入し、適切な額の切手を貼付しておくと安心です。
不備があると証明書が届かない可能性があるため、記入内容を再確認し、正しく申請書を作成しましょう。
3.収入印紙を準備して貼り付ける
必要事項を記入したら、手数料として収入印紙を適切な額面で準備し、申請書に貼り付けましょう。
収入印紙の貼付を忘れると申請が受理されず、手続きが遅れる原因となるため、事前にしっかり準備することが重要です。
手数料は証明書1通あたり600円かかります。必要な通数に応じて合計額を計算しましょう。
収入印紙は法務局や郵便局、コンビニエンスストアの一部店舗で購入できます。
ちなみにコンビニで収入印紙を購入する場合は、基本的に200円のものしか購入できない点に注意しましょう。（400円以上の金額は取り寄せできる場合有り）
収入印紙は、申請書の指定された欄に貼り付けます。このとき割印を押す必要はありません。
剥がれたり紛失したりしないよう、しっかりと貼り付けましょう。
また、収入印紙は現金と同様に扱われるため、紛失すると再発行ができない点に注意が必要です。
購入場所や金額を事前に確認し、正しく手続きを進めることで、申請の遅れを防ぐことができます。
4.法務局に郵送する
必要な書類を準備して、申請書の記入と収入印紙の貼付が完了したら、法務局へ郵送します。
郵送の際は、法務局の公式サイトで送付する予定の住所を確認し、正しく記載するようにしましょう。
送付する際の封筒には「登記申請書在中」や「履歴事項全部証明書申請書在中」などの表記を加えると、スムーズに処理されやすくなります。
郵送の際には、送付方法にも注意が必要です。
郵送方法としては、普通郵便よりも簡易書留やレターパックを利用するのが良いでしょう。
これにより、配送状況を追跡できるため、万が一の紛失リスクを軽減できます。
また、返信用封筒を同封する際には、申請者の住所を正確に記入し、適切な額の切手を貼り付けることを忘れないようにしてください。
このように、送付先の確認や郵送方法の選択、返信用封筒の準備をしっかりとすることで、スムーズな申請が可能です。
5.書類を受け取る
法務局に郵送した履歴事項全部証明書の申請が受理されると、申請時に同封した返信用封筒を使って証明書が送付されます。
返信用封筒の記載内容や切手の貼付に誤りがないかを事前に確認しておくと良いです。
書類の発送には通常数日から1週間程度かかりますが、申請件数の多い時期や法務局の処理状況によっては、それ以上かかることもあります。
申請後に長期間届かない場合は、郵送事故や申請内容の不備の可能性もあるため、法務局へ問い合わせましょう。
問い合わせの際には、申請日や送付方法、送付先の法務局名を整理して伝えると、確認がスムーズにできます。
受け取った履歴事項全部証明書は、内容に誤りがないかをすぐに確認することが重要です。
万が一、情報の相違がある場合は、速やかに法務局へ連絡し、訂正の手続きを進めましょう。
証明書は取引先や金融機関などに提出する重要な書類であるため、受領後の管理も慎重に行う必要があります。
参考： 会社・法人の登記事項証明書の郵送請求
履歴事項全部証明書を郵送で申請するメリット
履歴事項全部証明書の郵送申請には、法務局へ直接出向く時間が取れない場合や、遠方に住んでいる場合に便利な方法です。
郵送申請の最大の利点は、法務局へ行く手間を省けることです。
法務局は主要都市に設置されていますが、すべての地域にあるわけではありません。
そのため、近くに法務局がない場合、移動の時間や交通費がかかってしまいます。
一方、郵送申請であれば、自宅やオフィスから手続きができるため、時間やコストを節約できるのです。
また、申請手続きが比較的シンプルであることもメリットの一つです。
必要な書類を用意し、記入・添付の確認をしたうえで郵送するだけなので、対面でのやりとりが苦手な人でもスムーズに申請できます。
さらに、書類の記入ミスを事前にチェックしやすいため、窓口での申請時のようにその場で修正を求められる心配が少ないです。
そして郵送は全国どこでも対応可能であるため、地方の法人や個人事業主にとって利便性が高いのも特徴です。
オンライン申請ができない場合でも、郵送ならば全国の法務局で柔軟に対応してくれます。
このように、郵送申請は法務局に行く手間を省き、比較的簡単な手続きで全国どこからでも申請できる点が大きなメリットです。
時間や移動の負担を減らしたい場合には、郵送申請が有効な選択肢といえます。
履歴事項全部証明書を郵送で申請するデメリット
履歴事項全部証明書の郵送申請は便利な方法ですが、いくつかのデメリットもあります。
郵送申請の最大の欠点は、発行までに時間がかかることです。
法務局に直接申請する場合は即日発行が可能なため、その場で証明書を受け取れます。
一方、郵送申請では、申請書の送付、法務局での処理、証明書の発送という流れがあるため、通常数日から1週間程度の時間がかかります。
さらに、申請件数が多い時期や、法務局の処理状況によっては、より長い期間を要することもあるのです。
また、申請書類に不備があると再申請が必要になることもデメリットの一つです。
窓口申請であれば、その場で職員に確認してもらい、修正が可能です。
しかし、郵送申請では、記入ミスや収入印紙の不足、返信用封筒の不備などがあった場合、法務局から書類が返送され、再度申請しなければなりません。
この場合、証明書の受領までにさらに時間がかかってしまいます。
これらに加えて、郵送費用がかかる点も考慮する必要があります。
窓口申請では手数料のみですが、郵送申請では申請書を送る際の郵便料金や、証明書を受け取るための返信用封筒の切手代が必要です。
特に、確実に届けるために簡易書留やレターパックを利用すると、通常の郵送よりも費用がかかります。
このように、郵送申請は手間を省ける反面、発行までに時間がかかり、不備があると再申請が必要になるリスクがあります。
郵送費用も考慮する必要があるため、急ぎで証明書を取得したいとき、確実に申請を完了させたいときは、窓口申請やオンライン申請の方が適しているといえます。
郵送以外の申請方法
- 専門家に依頼する
- 法務局に直接申請する
- オンラインで申請する
専門家に依頼する
履歴事項全部証明書の取得を専門家に依頼する方法もあります。
司法書士や行政書士などの専門家に依頼することで、手続きの負担を軽減し、正確な申請が可能です。
特に、申請に不慣れな場合や、複数の証明書を一度に取得する必要がある場合には、有効な選択肢といえるでしょう。
専門家に依頼する最大のメリットは、申請ミスを防げることです。
履歴事項全部証明書の申請には、必要事項の正確な記入や収入印紙の適切な準備が求められます。
そこで専門家に依頼すれば、書類の作成から提出までを代行してもらえるので、書類の不備による再申請のリスクを大幅に減らすことができます。
また、手続きを迅速に進められる点もメリットです。
特に、急ぎで証明書が必要な場合には、法務局での申請手続きに慣れた専門家に依頼することで、最短で証明書を取得できる可能性があります。
企業の登記情報を頻繁に確認する必要がある場合や、複数の法人の証明書をまとめて取得する必要がある場合にも、専門家の活用が有効です。
ただし、専門家に依頼する場合には手数料以外の費用が発生する点には注意が必要です。
申請手数料に加えて、司法書士や行政書士の代行手数料がかかるため、コストを考慮しなければなりません。
依頼する前に、相場やサービス内容を確認し、ご自身の会社の目的に合った専門家を選ぶことが大切です。
このように、手続きに不慣れな場合や、時間的な余裕がない場合には、専門家への依頼が有効といえます。
法務局に直接申請する
履歴事項全部証明書は、法務局の窓口で直接申請も可能です。
この方法の最大のメリットは、即日で証明書を受け取れる点です。
特に、急ぎで証明書が必要な場合には、最も効果的な取得方法となります。
法務局に直接申請する場合、申請書に必要事項を記入し、窓口で提出するだけで手続きが完了します。
申請書は法務局の窓口に備え付けられているほか、法務局の公式サイトからダウンロードも可能です。
申請時には、手数料として収入印紙を所定の金額分貼付する必要があります。
法務局に直接申請すると、書類の不備があった場合でも、その場で修正できる点もメリットです。
郵送申請では、不備があると申請が受理されず、再申請が必要になるが、窓口申請であれば、担当者に確認してもらいながら手続きを進めることができます。
そのため、記入ミスによる手続きの遅れを防げるのです。
ただし、法務局の窓口が混雑している場合、待ち時間が発生する点に注意しましょう。
法務局は全国にあるものの、都市部以外では近くに法務局がない場合もあるため、移動の手間や交通費がかかる点にも考慮が必要です。
特に、営業時間が限られているため、平日に仕事をしている人にとっては、時間の確保が難しい場合があります。
このように、法務局に直接申請する方法は、即日で証明書を受け取れるメリットがあります。
しかし、窓口の混雑や移動の手間が発生する可能性があるため、混雑状況を事前に確認しておきましょう。
参考：法務局（各種証明書請求手続）
オンラインで申請する
履歴事項全部証明書は、法務省が提供する「登記ねっと」を利用してオンラインで申請することも可能です。
オンライン申請は、インターネット環境があればどこでも手続きができるので、法務局に出向く必要がなく、郵送よりも迅速に申請できるのが大きなメリットです。
オンライン申請システムでは、申請画面の案内に従って入力するため、記入ミスを防ぎやすく、正確に申請できます。
加えて、手数料の支払いもインターネットバンキングなどを利用して電子納付できるので、収入印紙を購入する手間が省くことができるのです。
ただし、オンライン申請を行うには、事前に利用者登録が必要である点に注意が必要です。
初めて利用する場合は、システムにアカウントを作成し、必要な設定を行う必要があります。
また、電子証明書やICカードリーダーが必要になる場合もあり、これらの準備に時間がかかってしまうのです。
オンライン申請で取得できる証明書は、郵送または法務局の窓口のどちらかで受け取る必要があります。
オンライン申請のみで証明書を即座に入手できるわけではないため、受け取り方法もよく検討しましょう。
このように、オンライン申請は手間を軽減できるメリットがあります。
しかし事前準備が必要で、受け取り方法によっては時間がかかることもあるため、利用環境や急ぎの状況に応じて最適な方法を選ぶようにしましょう。
参考：登記ねっと
法人証明書請求もおすすめ
「郵送申請の手間も面倒だ！」という方は、法人証明書請求の利用を検討してみてください。
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履歴事項全部証明書について
履歴事項全部証明書とは、法人の登記事項を詳細に記載した公的な証明書であり、会社の基本情報や変更履歴を確認できる重要な書類です。
法人の取引や契約、融資の際に必要となることが多く、法務局で取得できます。
この証明書には、法人の名称や所在地、代表者、資本金の額、事業目的などの基本情報が記載されています。
また、会社の設立日や役員の変更、商号変更、本店移転などの履歴も記載されるため、企業の経営状況や信用力を確認する資料として利用されることが多いです。
特に、取引先の与信審査や銀行の融資審査において、企業の正式な登記事項を証明する書類として重要視されます。
履歴事項全部証明書には、「現在事項証明書」との違いがあります。
現在事項証明書には最新の登記事項のみが記載されるのに対し、履歴事項全部証明書には過去の変更履歴も含めた情報が記載されています。
そのため、会社の経営の変遷を確認したい場合や、長期的な取引を行う際には、履歴事項全部証明書が求められることが多いのです。
このように、履歴事項全部証明書は法人の信用調査や契約時に必要となる重要な公的書類であり、企業活動において欠かせない存在です。
履歴事項全部証明書の概要については、こちらのコラムも参考にしてみてください。
履歴事項全部証明書とは？取得方法や手数料について分かりやすく解説！
履歴事項全部証明書が必要な場面
履歴事項全部証明書は、法人の登記情報を証明する公的な書類であり、さまざまな場面で必要です。
まず、銀行での融資や口座開設の際には、履歴事項全部証明書の提出が求められることが一般的です。
銀行は企業の信用力を審査する際に、登記情報を確認し、会社が正式に登記されているか、代表者や資本金の情報が最新であるかをチェックします。
そのため、法人が新規で銀行口座を開設する際や、融資を申し込む際には、最新の履歴事項全部証明書を準備しておく必要があるのです。
また、取引先との契約締結の際にも、企業の信頼性を確認する目的で履歴事項全部証明書が要求されることがあります。
特に、新規取引を開始する場合や、長期的な契約を結ぶ場合には、会社の登記情報を証明する書類として提出が求められることが多いです。
取引相手として信頼できる企業であることを示すためにも、正確な登記情報が記載された証明書を準備しておきましょう。
さらに、官公庁への許認可申請や補助金の申請の際にも必要となります。
建設業許可や宅建業免許などの許認可を取得する際には、法人の登記情報を証明する書類として履歴事項全部証明書の提出が義務付けられている場合があります。
また、国や自治体が実施する補助金を申請する際にも、法人の実態を確認するための書類として求められるケースがあります。
このように、履歴事項全部証明書は、銀行取引、契約締結、許認可申請、補助金申請など、多くの場面で必要になる重要な書類です。
求められた際に迅速に提出できるよう、取得方法を理解し、必要なタイミングで準備できるようにしておくことが大切です。
履歴事項全部証明書の郵送申請や必要書類に関しての相談場所
履歴事項全部証明書の郵送申請に関する疑問や、必要書類についての相談がある場合は、適切な相談機関を活用することが重要です。
最も基本的な相談先は、法務局です。
全国の法務局やその支局では、履歴事項全部証明書の取得方法や申請書の記入方法について案内を受けられます。
公式サイトには、申請書のダウンロードや記入例も掲載されており、申請に関する基本的な情報を得ることができます。
申請書の書き方や郵送手続きに不安がある場合は、電話や窓口で直接問い合わせるのが確実です。
また、手続きをスムーズに進めるために、司法書士や行政書士に相談するのも有効な方法です。
特に、複数の証明書が必要な場合や、法人登記の変更を伴う手続きを行う場合は、専門家のサポートを受けることで、手続きのミスを防げます。
司法書士や行政書士は、履歴事項全部証明書の取得代行も行っているため、業務が忙しくて手続きを自分で進める時間がない場合にも便利です。
さらに、商工会議所などの支援機関でも、法人の登記や証明書の取得に関する一般的な相談を受け付けています。
特に、中小企業や個人事業主が会社の登記情報を管理する際には、こうした機関が提供するアドバイスが役立つ場合があるのです。
このように、履歴事項全部証明書の郵送申請に関する相談先には、法務局、司法書士・行政書士、商工会議所などの支援機関があります。
状況に応じて適切な機関を利用し、申請の手続きを進めましょう。
